Digital Congress Network - Message Distribution

Software User Manual - LBB 3582

Questo manuale utente fornisce istruzioni dettagliate per l'utilizzo dell'applicazione Philips 'Message Distribution', parte del sistema Digital Congress Network (DCN).

GENERAL CONTENTS

• Chapter 1 - Message Distribution

  • 1.1 About Message Distribution

• Chapter 2 - Getting Started

  • 2.1 Starting Message Distribution
  • 2.2 Using Help

• Chapter 3 - Preparing for a Conference

  • 3.1 The main window
  • 3.2 Preparing a message

• Chapter 4 - Distributing Messages during a Conference

  • 4.1 Distributing messages
  • 4.2 Clearing messages
  • 4.3 Exiting Message Distribution

• Appendix A - Reference Guide

  • A.1 Control menus
  • A.2 Accelerator keys
  • A.3 Index

EXPLANATORY NOTES

About this manual

Questo manuale utente è diviso in quattro capitoli. I capitoli 1 e 2 forniscono informazioni di base, mentre i capitoli 3 e 4 offrono informazioni dettagliate per l'utente.

• Chapter 1 - Message Distribution: Breve panoramica del Digital Congress Network (DCN) e della funzionalità dell'applicazione Message Distribution.
• Chapter 2 - Getting Started: Dettagli su come avviare l'applicazione e sull'utilizzo della funzione di aiuto.
• Chapter 3 - Preparing for a Conference: Dettagli sulle attività pre-conferenza, inclusa la creazione, modifica ed eliminazione di messaggi, e l'inserimento e il richiamo di messaggi da una libreria.
• Chapter 4 - Distributing Messages during a Conference: Dettagli sulle possibilità di distribuzione dei messaggi durante una conferenza, inclusi richiami, distribuzione a destinazioni selezionate, cancellazione e uscita dall'applicazione.

Un'appendice fornisce informazioni di riferimento aggiuntive utili agli utenti esperti, tra cui panoramiche dei menu, tasti di scelta rapida (accelerator keys) e un indice alfabetico.

Manual conventions

Per chiarezza, il manuale utilizza stili, simboli e convenzioni tipografiche coerenti.

• NOTE: Note generali che attirano l'attenzione su azioni o informazioni speciali.
• CAUTION: Avvertenze su azioni o comandi che potrebbero portare a perdita di informazioni o danni alle apparecchiature.
• TIP: Informazioni supplementari per rendere un'azione più rapida o facile.

Le azioni dell'utente sono mostrate su sfondo grigio e indicate con un punto elenco tondo.

Typographical conventions

• Typed input: Informazioni da digitare tramite tastiera (es. Filename).
• Single key: Input tramite un singolo tasto (es. <enter>, <shift>).
• Multiple keys: Input tramite una combinazione di tasti premuti insieme (es. <ctrl>+<p>).
• Screen text: Informazioni visualizzate sullo schermo (es. 'Choose Startup Modules:').

Microsoft, MS, MS-DOS e Windows sono marchi registrati di Microsoft Corporation. Pentium è un marchio registrato di Intel Corporation. Philips Electronics N.V. 2000, Eindhoven, Paesi Bassi.

MESSAGE DISTRIBUTION

1.1 About Message Distribution

What is Message Distribution?

Message Distribution è uno dei moduli software DCN progettati per fornire informazioni ai partecipanti a conferenze e discussioni utilizzando le attrezzature di contribuzione DCN.

Il modulo consente di generare e distribuire messaggi di testo nell'ambiente DCN. L'utente crea il messaggio di testo su un PC. Messaggi tipici includono benvenuto ai delegati, informazioni sull'ubicazione del pranzo, o notifiche di emergenza o cambi di programma.

Una volta generato, il messaggio può essere distribuito immediatamente o memorizzato per una distribuzione successiva. Questo permette di preparare i messaggi in anticipo o durante la conferenza.

Il messaggio può essere distribuito alle seguenti destinazioni:

• Delegates
• Interpreters
• Groups
• Conference venue displays (display per sala)

L'utente può specificare esattamente a quali delegati, interpreti o gruppi il messaggio deve essere distribuito. Se il messaggio deve essere distribuito a più destinazioni, viene inviato a ciascuna destinazione a turno.

I messaggi inviati ai display per sale congressuali passano tramite il modulo DCN Text/Status Display, che permette anche di visualizzare informazioni sui microfoni e sui risultati delle votazioni. Sebbene un messaggio sia inviato da Message Distribution, non viene visualizzato automaticamente sui display per sala. Per maggiori informazioni, consultare il manuale utente di Text/Status Display (rif. 3922 988 4461X).

È disponibile un'opzione per impostare un limite di tempo per la visualizzazione di un messaggio sui display per sala. Se non viene specificato un limite di tempo, e per i messaggi a tutte le altre destinazioni, il messaggio rimane fino a quando l'utente non lo rimuove manualmente.

I messaggi memorizzati possono essere richiamati e distribuiti in qualsiasi momento. Possono essere aggiunti o rimossi dalla 'libreria' che contiene tutti i messaggi. I messaggi aggiunti alla libreria vengono salvati automaticamente all'uscita dal programma.

Il programma Message Distribution offre anche funzionalità per la modifica dei messaggi, con le tipiche opzioni di Windows come taglia, copia, incolla e seleziona tutto.

NOTE: Le unità di contribuzione DCN con schermi LCD possono visualizzare solo i seguenti caratteri:

• Lettere da A a Z, maiuscole e minuscole.
• Numeri da 0 a 9.
• Determinati segni di punteggiatura.
• La maggior parte dei caratteri dall'alfabeto giapponese Katakana.
• Alcune unità DCN possono anche visualizzare caratteri grafici da lingue non europee e non statunitensi come il cinese.

GETTING STARTED

2.1 Starting Message Distribution

The DCN Startup screen

Il programma Message Distribution viene avviato dalla schermata di avvio del DCN. (Viene mostrata una schermata di esempio).

NOTE: Per avviare il programma DCN Startup da un'icona sul desktop di Windows, consultare il manuale utente di Startup.

Il software DCN utilizza due file creati dall'utente che contengono informazioni importanti sulla configurazione hardware installata e sui nomi dei delegati.

• Installation file: Contiene informazioni sull'assegnazione dei canali e sui numeri assegnati a tutti i microfoni collegati al DCN, tramite il software System Installation (LBB 3585).
• Names file: Contiene informazioni sul nome, numero di posto e altri dettagli di conferenza e personali dei delegati partecipanti, creati tramite il software Delegate Database (LBB 3580).

I moduli software DCN possono essere avviati dalla finestra principale di Startup senza specificare un file di installazione o nomi. Tuttavia, alcuni moduli software non funzioneranno senza il file appropriato.

Message Distribution utilizza le informazioni sui numeri di posto contenute in un file di installazione e le informazioni 'Group' contenute in un file nomi. Pertanto, richiede entrambi i file per funzionare correttamente.

Selecting an installation- (and a names) file

Per dettagli sulla selezione di un file di installazione (e nomi), consultare la sezione 3.2 del manuale utente di Startup, sotto la voce 'Selecting an installation- and a names file'.

The Message Distribution icon

Per dettagli sull'icona di Message Distribution e su come avviare Message Distribution da Startup, consultare la sezione 3.2 del manuale utente di Startup, sotto la voce 'Opening other modules from Startup'.

2.2 Using Help

The Help menu

Il menu 'Help' nella barra del titolo contiene comandi per una funzione di aiuto su schermo. Questa funzione fornisce informazioni su tutti i comandi nel menu 'File', su quali tasti della tastiera sono funzionali, una descrizione di come utilizzare il software Message Distribution, informazioni su come utilizzare la funzione di aiuto stessa, più un indice e un glossario dei termini.

La funzione 'Help' contiene le seguenti opzioni:

• Index
• Keyboard
• Commands
• Procedures
• Glossary
• Using Help
• About Message Distribution

Vengono descritti dettagli per accedere e utilizzare ciascuna di queste opzioni di aiuto, inclusi l'indice alfabetico, le scorciatoie da tastiera, i comandi del menu, le procedure, il glossario e le informazioni 'About'.

PREPARING FOR A CONFERENCE

3.1 The main window

La finestra principale di Message Distribution viene utilizzata per creare messaggi e inserirli o richiamarli da una libreria. Ogni messaggio memorizzato nella libreria è rappresentato dal nome del messaggio e dai primi 12 caratteri del testo del messaggio. Tramite finestre di dialogo attivate dalla finestra principale, l'utente può specificare quali delegati, interpreti, gruppi di delegati o display per sala devono ricevere il messaggio, e quindi inviarlo alla destinazione scelta.

Dalla finestra principale è possibile accedere anche alla barra dei menu, che permette di specificare opzioni di visualizzazione, modificare impostazioni e accedere al menu 'Help'.

La finestra principale contiene i seguenti elementi:

• Campo di testo e modifica 'Message Name'
• Campo di testo e modifica 'Message Text'
• Pulsanti 'Insert' e 'Recall'
• Casella di elenco 'Library'
• Pulsanti 'Delegates...', 'Interpreters...', 'Group...' e 'Hall Display...'
• Pulsante 'Delete'

3.2 Preparing a message

Creating a message

I messaggi vengono creati dalla finestra principale.

NOTE: È possibile creare messaggi in lingue che utilizzano caratteri grafici (es. cinese). Ciò richiede che i set di caratteri pertinenti siano stati scaricati utilizzando il software System Installation.

Ogni messaggio è composto da un nome e un testo. I campi 'Message Text' e 'Message Name' sono inizialmente vuoti. Il campo 'Message Text' consiste in quattro righe di 33 caratteri.

• Digitare il messaggio desiderato nel campo di modifica 'Message Text'.
• Digitare il nome del messaggio desiderato nel campo di modifica 'Message Name' (lunghezza massima 20 caratteri).

È possibile salvare il messaggio in una libreria e richiamarlo in seguito. Le funzionalità di modifica come taglia, copia e incolla sono disponibili per i messaggi.

Editing a message

Message Distribution offre funzionalità per la modifica del messaggio attualmente visualizzato. Per modificare un messaggio diverso, è necessario prima richiamarlo dalla libreria.

Le funzionalità di modifica si trovano nel menu 'Edit' e includono:

• Cutting text: Rimuove il testo e lo memorizza in un buffer temporaneo.
• Copying text: Copia il testo e lo memorizza in un buffer temporaneo.
• Clearing text: Elimina il testo dal messaggio.
• Selecting a complete message: Permette di selezionare un intero messaggio per tagliarlo, copiarlo o cancellarlo.
• Pasting text: Inserisce il testo dal buffer temporaneo nella posizione selezionata.

CAUTION: Non è possibile recuperare il testo eliminato.

NOTE: È possibile incollare testo copiato anche da altri programmi Windows.

NOTE: L'operazione di incolla non svuota il buffer, quindi lo stesso blocco di testo può essere incollato più volte. Se si incolla su testo selezionato, il testo selezionato verrà eliminato e sostituito.

Recalling a message

È possibile richiamare un messaggio dalla libreria, modificarlo e salvarlo con un nuovo nome.

• Fare clic sul messaggio nella libreria che si desidera richiamare.
• Fare clic sul pulsante 'Recall'.
• (In alternativa, è possibile fare doppio clic sul messaggio nella libreria).

Se un messaggio visualizzato è stato modificato, viene mostrato un avviso prima di richiamare un altro messaggio.

Saving a message

Una volta creato un messaggio, è possibile salvarlo in una libreria di messaggi dalla finestra principale. Tutti i messaggi nella libreria vengono salvati automaticamente all'uscita dal programma.

• Fare clic sul pulsante 'Insert' per salvare il messaggio corrente.

Se si tenta di salvare un messaggio con un nome già esistente, viene visualizzato un messaggio di avviso che chiede se si desidera sovrascrivere.

Deleting a message

Per eliminare un messaggio dalla libreria:

• Fare clic sul messaggio da eliminare nella libreria.
• Fare clic sul pulsante 'Delete'.

Viene visualizzato un avviso che chiede conferma per l'eliminazione permanente.

DISTRIBUTING MESSAGES DURING A CONFERENCE

4.1 Distributing Messages

È possibile richiamare e distribuire messaggi pre-preparati, o crearne di nuovi e distribuirli senza salvarli prima nella libreria. La procedura per la preparazione è descritta nel Capitolo 3.2.

Message Distribution consente di distribuire messaggi a delegati, interpreti, gruppi di delegati o display per sala selezionati. Se si desidera distribuire un messaggio a più destinazioni, è necessario inviarlo a ciascuna destinazione a turno.

NOTE: In Message Distribution, il termine 'delegates' include anche i presidenti.

CAUTION: Ogni messaggio inviato viene memorizzato in un buffer con una capacità massima di 10 messaggi. È consigliabile svuotare il buffer ogni volta che Message Distribution viene avviato per evitare che si riempia.

Recalling a message

Per richiamare un messaggio dalla libreria, fare clic sul messaggio desiderato e quindi sul pulsante 'Recall'.

Distributing a message to delegates

Per distribuire un messaggio ai delegati, fare clic sul pulsante 'Delegates...' nella finestra principale. Verrà visualizzata una finestra di dialogo 'Send to Delegates'.

• Selezionare il/i delegato/i dall'elenco 'Send to' facendo clic su di essi.
• È possibile cercare delegati per nome o numero di posto.
• Fare clic sul pulsante 'Send' per inviare il messaggio ai delegati selezionati.

Distributing a message to interpreters

NOTE: I messaggi possono essere inviati agli interpreti solo quando il software Simultaneous Interpretation è in esecuzione.

Per distribuire un messaggio agli interpreti, fare clic sul pulsante 'Interpreters...' nella finestra principale. Verrà visualizzata una finestra di dialogo 'Send to Interpreters'.

• Selezionare l'interprete/i dall'elenco 'Send to'.
• Fare clic sul pulsante 'Send' per inviare il messaggio agli interpreti selezionati.

Distributing a message to groups

Per distribuire un messaggio ai gruppi, fare clic sul pulsante 'Groups...' nella finestra principale. Verrà visualizzata una finestra di dialogo 'Send to Groups'.

• Selezionare il/i gruppo/i dall'elenco 'Send to'.
• Fare clic sul pulsante 'Send' per inviare il messaggio ai gruppi selezionati.

Distributing a message to hall displays

NOTE: I messaggi possono essere inviati ai display per sala solo quando il software Text/Status Display è in esecuzione.

Per distribuire un messaggio ai display per sala, fare clic sul pulsante 'Hall Display...' nella finestra principale. Verrà visualizzata una finestra di dialogo 'Send to Hall Display'.

• È possibile impostare un 'Auto Erase after:' (cancellazione automatica dopo) un certo numero di minuti o selezionare 'Permanent' (permanente).
• Fare clic sul pulsante 'Send' per inviare il messaggio ai display per sala.

4.2 Clearing Messages

È possibile cancellare un messaggio in qualsiasi momento da delegati, interpreti, gruppi o display per sala tramite il menu 'Clear Messages'.

NOTE: Ogni volta che Message Distribution viene avviato, è consigliabile cancellare tutti i messaggi già inviati, poiché il buffer ha una capacità di 10 messaggi.

• Clearing a message sent to delegates: Selezionare 'Clear Messages' > 'Delegates'. Questo rimuove l'ultimo messaggio inviato a tutti i delegati.
• Clearing a message sent to interpreters: Selezionare 'Clear Messages' > 'Interpreters'. Questo rimuove l'ultimo messaggio inviato a tutti gli interpreti.
• Clearing a message sent to hall displays: Selezionare 'Clear Messages' > 'Hall'. Questo rimuove l'ultimo messaggio inviato a tutti i display per sala.

NOTE: La cancellazione di un messaggio inviato ai delegati cancella automaticamente i messaggi da tutti i gruppi. Questo comando sovrascrive l'opzione 'Permanent' per i display per sala.

4.3 Exiting Message Distribution

Temporarily exiting Message Distribution

Per uscire temporaneamente, fare clic sul pulsante 'minimize' (riduci a icona) nell'angolo in alto a destra della finestra dell'applicazione. Per rientrare, fare clic sull'icona di Message Distribution.

Permanently exiting Message Distribution

Per uscire completamente, fare clic sul pulsante 'close' (chiudi) nell'angolo in alto a destra della finestra.

NOTE: Chiudendo il programma Startup, tutte le applicazioni DCN, inclusa Message Distribution, si chiuderanno.

APPENDIX A - REFERENCE GUIDE

A.1 Control menus

Panoramica delle opzioni disponibili nei menu 'Edit' e 'Clear Messages', descrivendo le loro funzionalità come taglia, copia, incolla, seleziona tutto e cancella per i messaggi, e cancella per delegati, interpreti e display per sala.

A.2 Accelerator keys

Elenco delle scorciatoie da tastiera (short-cut keys) per i menu Edit, Clear Messages e Help.